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Stressfaktoren Teil V „Unbeantwortete Kommunikation“ Wegen der Flut an Emails, Postsendungen und Anrufen, die täglich auf uns hereinströmmt, fällt es schwer alle Kommunikationen, die man erhält zu bearbeiten oder zu beantworten. Manche Mitteilungen sollen und wollen wir gar nicht beantworten. An erster Stelle stehen da die leidigen Spam-Mails. Es ist nur richtig unerwünschte Kommunikation, wo jede Antwort zwecklos ist, abzuschneiden oder zu ignorieren. Wie gehen wir aber sonst mit unserer Kommunikation um und was hat dies für Auswirkungen auf unseren geschäftlichen Erfolg und auf unsere Mitmenschen? Eine zweite Kategorie von Mitteilungen befasst sich mit reiner „Informationsübermittlung“. Dies ist zum Beispiel ein Memo, das an alle Mitarbeiter versendet wird, eine Info über das nächste Treffen im Verein, eine Absage auf einen Vorschlag udgl. Häufig werden solche Kommunikationen auch nicht beantwortet. Schlimmer wird es, wenn Vorschläge von Mitarbeitern, gute Neuigkeiten vom Chef oder Kundeninformationen von Kollegen übermittelt und nicht beantwortet werden. Der Empfänger geht fälschlicherweise davon aus, dass die Übersendung ausreicht um dem Absender zu signalisieren „ich habe Deine Kommunikation erhalten“. Was kann dies jedoch beim Absender verursachen? Dieser fragt sich möglicherweise: „Ist meine Mitteilung überhaupt angekommen?“, „Passt etwas nicht?“, „Kommt keine Antwort, weil die Kommunikation vielleicht unerwünscht war?“, „Werde ich nicht ernst genommen?“ oder er vergißt einfach selbst auf die Sache, die er eigentlich klären bzw. beantwortet haben wollte. Zu was könnte dies führen? Einerseits könnte sich im Betrieb der allgemeine usus einschleichten, dass es normal ist, Kommunikationen nicht zu beantworten. Das kann zu solchen Problemen führen: „Was? Du hast den Termin bei Mayer nicht wahrgenommen? Ich hab Dir doch schon letzte Woche geschrieben, ihn für mich zu besuchen?“ Andererseits kann dies zu Demotivation bei Mitarbeitern führen, die durch diese Behandlung zum Schluß kommen, dass sie oder ihre Inputs nicht wichtig sind. Oder es kommt zur „allgemeinen Einführung“... Mündlicher Kommunikation Will der Absender sicherstellen, dass er verstanden wird, könnte er sich dazu verleitet fühlen, einfach schnell in das Büro des Kollegen hineinzuschneien und mit seiner Kommunikation herauszuplatzen. Nur dann kann er sicherstellen, dass er gehört und verstanden wird. Was passiert aber dann in einem Unternehmen? Das können Sie sich sicher gut ausmalen oder kennen es schon! Hektik, Stress und ständige Unterbrechungen sind die Folge. Und trotzdem, weil es nicht niedergeschrieben wird, könnte der Termin bei Mayer vergessen werden, weil der Kollege gerade konzentriert an einem Angebot arbeitete und die Anmerkung des Kollegen schnell wieder vergessen hat. Keines der genannten Modelle führt zu einem befriedigenden Ergebnis. Es bleibt also weiterhin nichts anderes übrig als betriebliche Kommunikation in der alten, bewährten Methode zu führen: Schriftlich. Und es bleibt dem Empfänger nichts anderes übrig, als zu antworten. Wenn keine Zeit verfügbar ist, um die Sache unmittelbar zu erledigen, kann man dies dem Absender kurz wissen lassen. Wenn wichtige Informationen beispielsweise in einer Infomail übermittelt werden, kann man den Erhalt kurz bestätigen. Denn wie oft haben wir erlebt, dass Emails aus technischen Gründen nicht übermittelt wurden? Zu häufig, um sich darauf verlassen zu können, dass Mails angekommen und wahrgenommen wurden. Und auf der anderen Seite trägt der Versender weiterhin die Verantwortung für die Beantwortung Sorge zu tragen. Und man kann, wenn das Team gemeinsam in einem Büro arbeitet, auf die digitale Form verzichten und auf die bewährte Methode der geschriebenen Mitteilungen auf Papier zurückgreifen. Kommunikationsregeln etablieren Sieht man sich einer unbändigen Emailflut gegenüber, die Kommunikationslinien innerhalb der Mannschaft verstopft, kann man eine eigene Kommunikationsebene für wichtige Mitteilungen schaffen. Eine betriebliche Richtlinie könnte vorschreiben, dass wichtige Übermittlungen über Kunden, Angebote oder Anweisungen über das firmeninterne Netzwerk oder nur in ausgedruckter Form über „Postfächer“ der Mitarbeiter zu laufen haben. Man könnte etablieren, dass private Kommunikationen oder sonstiger Austausch außerhalb des geschäftlichen Alltags nur über private Kommunikationslinien (Emailadressen) zu laufen haben. Oder man könnte empfangene Emails nach Ihrem Inhalt in eigene Ordner sortieren und sich diese Ordner diszipliniert nach Ihrer Priorität zur Beantwortung und Bearbeitung vornehmen, während man Unbeantwortetes so lange als „ungelesen“ markiert, bis es tatsächlich erledigt ist. Es gibt viele Möglichkeiten um mehr Ordnung in die Kommunikation zu bringen oder den Überfluss an Kommunikationen in den Griff zu bekommen. Wichtig ist zu erkennen, dass sowohl der Empfänger als auch der Versender eine Verantwortung für die gesandte Kommunikation haben, und dass steckengebliebene Übermittlungen Verwirrung und Verstimmungen verursachen können und sogar zu Einbußen der Effektivität und des Erfolgs eines Unternehmens führen können. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Kommunikationen. Ihr Team von BUSINESS SUCCESS Unsere Seminarempfehlung:
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